Você tem gostado das reuniões de que tem participado? As reuniões costumam ser objetivas? Ou são reuniões em que as discussões se estendem, vários assuntos são discutidos e não se chega a resolução alguma, ou talvez algumas poucas?

Problemas e dificuldades das reuniões

A menos que você esteja pensando em reunião recreativa ou festiva, cujo objetivo basicamente é de diversão e entretenimento, as reuniões de trabalho costumam ser palco de discussões sobre aspectos como:

• A quantidade de reuniões nas empresas e organizações parece que só cresce
• A frequência com que se faz reuniões em empresas e organizações aumenta
• A extensão da duração das reuniões parece não ter fim
• A falta de objetividade nas reuniões realizadas é algo comum
• A baixa resolutividade das reuniões, ou seja, sensação de que as reuniões realizadas não levam a nada, gerando perda de tempo

Por que essas coisas acontecem?

De modo geral, percebe-se um aumento na frequência, intensidade, duração de reuniões em ambientes organizacionais. Com isso, as reclamações, listadas acima, tendem a crescer. Este estado de coisas acontece devido a fatores como:

• O número de reuniões vem aumentando por que há uma necessidade de compartilhar informações e decisões com uma quantidade de pessoas cada vez maior, em empresas e organizações.
• A frequência de reuniões vem aumentando por que a existem, cada vez mais, novos desafios e oportunidades, levando à necessidade de discutir como superar os desafios, ou como aproveitar oportunidades que, até pouco tempo atrás, não existiam. E nem tudo é algo simples, que uma única pessoa possa encontrar as respostas necessárias.
• A extensão das reuniões pode crescer devido a duas razões:
  • Demora-se tanto a fazer reuniões que estes intervalos de tempo muito longos entre as reuniões gera um acúmulo de assuntos a serem discutidos e resolvidos.
  • Não se faz controle do tempo para duração da reunião.
  • Não são estabelecidos tempos limite, ainda que com flexibilidade, para o tratamento de cada questão.
• Algumas (ou muitas) reuniões carecem de objetividade em função de aspectos como:
  • Alguns participantes das reuniões muitas vezes trazem para a reunião assuntos que não vão ajudar nos assuntos que estão em discussão.
  • Outras pessoas ficam em verdadeiros e longos devaneios sobre assuntos cabíveis, mas sem objetividade na discussão.
• A sensação de baixa resolutividade, em muitas reuniões, ocorre devido a:
  • Discussões não atreladas às causas de problemas
  • A não identificação de causas de problemas, e sua relação com as ações necessárias para resolver os problemas
  • A falta de registro sobre O QUE, fazer, QUEM ficará encarregado da ações, e uma definição de PRAZOS para cada ação definida.
  • A falta de acompanhamento, após cada reunião, da eficácia das ações combinadas.

Para que servem reuniões?

É sempre bom lembrar que as reuniões de trabalho, tema deste artigo, podem ser divididas em dois principais tipos: técnicas e gerenciais.

Reuniões técnicas são realizadas para tratar de um problema específico, uma etapa de um projeto, a busca de solução relacionada ao desenvolvimento de um produto.

Reuniões Técnicas costumam:

• Ser pontuais, muitas vezes para discutir um assunto específico.
• Relacionar-se a assuntos técnicos, de um produto, um serviço, um equipamento, um procedimento ou processo.
• Ocorrer esporadicamente, ou seja, não são sistemáticas com frequência periódica e repetidas.
• Ser temporárias, isto é, podem ser realizadas durante o desenvolvimento do projeto de um produto, durante uma crise, ou mesmo para a solução de um problema.
• Não ter um limite de tempo estabelecido com rigor.
• Ter pautas distintas, às vezes única.
• Envolver pessoal técnico, conhecedor de determinado assunto ou área de conhecimento.

Reuniões gerenciais servem, principalmente, para fazer avaliação de determinado assunto, evento ou período de trabalho, a fim de identificar ações para corrigir o mau desempenho ou melhorar os resultados para o futuro. Reuniões gerenciais costumam acontecer para analisar resultados de determinado período, identificando ações a ser planejadas para os períodos seguintes.

Reuniões Gerenciais costumam:

• Ser abrangentes, envolvendo mais de um assunto.
• Tratar de assuntos de toda uma área, setor, divisão de trabalho, ou mesmo toda uma empresa/organização.
• Sistemáticas, ou seja, previstas para determinada data ou dia preestabelecido.
• Ser realizadas continuamente, a cada período de avaliação compatível com metas a serem alcançadas.
• Ter duração limitada, com certa previsibilidade em termos de duração global ou por tema a ser discutido.
• Ter uma pauta bem definida, sem grande modificações a cada reunião.
• Envolver pessoal técnico, operacional e gerencial.

Como melhorar as reuniões?

Afinal, depois de tudo o que foi listado, como melhorar as reuniões, você pode perguntar.

Primeiramente, você pode refletir, com sua equipe, sobre os motivos que geram reuniões de baixa produtividade, dentre os fatores aqui listados. E, para cada fator que se faça presente nas suas reuniões, estabeleça alguns acordos, sempre com sua equipe, para reduzir ou eliminar os efeitos negativos que atrapalham suas reuniões.

Em segundo lugar, vocês podem dividir as reuniões, conforme o tipo – técnicas x gerenciais – e adotarem uma conduta compatível com cada tipo.

Em terceiro lugar, é importante lembrar que reuniões existem para Compartilhar informações e resultados, Encaminhar decisões ou soluções sobre os assuntos tratados, Envolver e Comprometer as pessoas responsáveis, e, para terem sucesso, devem ser Acompanhadas a posteriori. A produtividade da reunião só poderá ser avaliada se o que foi decidido tiver sido cumprido!

Posso fazer mais? Você pode indagar.

Sim. Na segunda parte deste artigo, a ser publicada na próxima semana, serão apresentados o “Método RIAD para Reuniões Altamente Produtivas” e “As 10 regras de ouro das reuniões altamente produtivas“, que lhe ajudarão MUITO a fazer reuniões altamente produtivas, se adotados.

Se desejar realizar um curso sobre Reuniões Altamente Produtivas, com sua equipe, envie email para contato@perceptum.com.br, e teremos imenso prazer em lhe atender.